TingHotel

Phần mềm vận hành khách sạn

Khách sạn của bạn, nhìn thấy theo thời gian thực

TingHotel là phần mềm vận hành khách sạn do HDL Việt Nam phát triển, kết nối trực tiếp với bộ điều khiển phòng (RCU) HDL. Lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật và quản lý cùng thấy phòng nào có khách, ai đang ở trong phòng, phòng nào đang dọn, phòng nào cần sửa ngay lúc đó. Lớp vận hành phòng miễn phí, đi kèm RCU HDL; lớp PMS là gói trả phí khi khách sạn cần.

Nhận tư vấn & báo giáXem gói dịch vụ
Sơ đồ phòng theo thời gian thực trên TingHotel
Sơ đồ phòng - số phòng có khách, sẵn sàng đón khách, cần dọn, đặt trước, bảo trì; cảnh báo SOS, cửa mở lâu, thẻ khẩn cấp nằm ở cột bên phải. Tên khách sạn trong ảnh là dữ liệu minh họa.

Bài toán vận hành

Phần mềm khách sạn thường chỉ biết những gì nhân viên nhập vào

TingHotel đọc trực tiếp trạng thái từ RCU trong từng phòng, nên dữ liệu vận hành khớp với thực tế, không phụ thuộc vào việc ai đó nhớ cập nhật.

01

Trạng thái phòng sai với thực tế

Khách đã đi nhưng chưa check-out, phòng có người mà hệ thống ghi trống. Sai lệch thường chỉ lộ ra khi kiểm toán đêm hoặc khi khách phàn nàn.

02

Các bộ phận làm việc rời rạc

Lễ tân một phần mềm, buồng phòng ghi giấy hoặc Zalo, kỹ thuật ghi sổ, kho dùng Excel. Dữ liệu không nối với nhau, khách phải chờ phòng.

03

Thiếu bằng chứng khi tranh chấp

Thời gian dọn do nhân viên tự khai, số phòng nhà thầu đếm theo lời khai, khiếu nại của khách không có dữ liệu đối chiếu.

04

Giấy tờ khách nằm ngoài khách sạn

Ảnh giấy tờ tùy thân là dữ liệu cá nhân nhạy cảm nhưng thường được lưu trên cloud của nhà cung cấp phần mềm, khách sạn không giữ khóa.

Theo bộ phận

Mỗi bộ phận một phần việc, cùng một dữ liệu từ phòng thật

RCU là bằng chứng và gợi ý, không thay người quyết định. Hệ thống không tự check-out, không tự chuyển phòng sang sạch; tín hiệu từ phòng giúp nhân viên làm đúng và nhanh hơn.

Lễ tân

Đặt phòng, gán phòng, check-in, check-out, folio và chốt két. Hoàn tất check-in là phòng chạy ngữ cảnh chào khách.

Buồng phòng

Giao việc theo khung giờ, nhân viên nhận việc trên điện thoại, tiến độ báo ngược về lễ tân. Thời gian dọn đo bằng thẻ cắm vào RCU.

Kỹ thuật

Phiếu báo hỏng có ảnh trước và sau, vật tư đã dùng; khóa bán phòng hỏng (OOO) hoặc tạm ngừng (OOS); cờ lỗi lặp cho phòng hay hỏng một thiết bị.

An ninh

Nhật ký ra vào phòng theo thẻ, cấp và thu thẻ hằng ngày, sổ sự cố, danh sách sơ tán theo tầng luôn sẵn kể cả khi mất Internet.

Kho và minibar

Tiêu chuẩn minibar theo phòng, kiểm minibar tự ghi phí vào folio; gói Đầy đủ thêm kho, đồ vải và đối soát nhà giặt.

Chủ khách sạn, quản lý

Doanh thu, công suất, việc chờ duyệt trên một màn hình; báo cáo cuối ngày và chỉ số vận hành, xem được từ xa.

Công nghệ

Chạy tại khách sạn, quản lý từ mọi nơi

Một máy TingEdge tại khách sạn làm việc trực tiếp với hàng trăm RCU trong mạng nội bộ. Dữ liệu nghiệp vụ nằm trên máy chủ riêng của từng khách sạn.

  1. Lớp 1 - Trong phòng

    RCU HDL

    Mỗi phòng một bộ - đèn, điều hòa, rèm, cấp điện theo thẻ. Logic trong phòng do RCU tự chạy nên phòng vẫn hoạt động khi mất kết nối với TingEdge.

  2. Lớp 2 - Tại khách sạn

    TingEdge

    Một máy cho cả khách sạn, giữ trạng thái phòng và giấy tờ khách, làm việc với RCU trong mạng nội bộ.

  3. Lớp 3 - Máy chủ

    Máy chủ riêng

    Tài khoản, phân quyền, dữ liệu nghiệp vụ. Mỗi khách sạn một cơ sở dữ liệu và hạ tầng riêng, có thể đặt tại Việt Nam.

  4. Lớp 4 - Người dùng

    Web và ứng dụng

    Lễ tân và quản lý trên máy tính quầy; buồng phòng, kỹ thuật, kho, an ninh trên điện thoại; khách lưu trú có ứng dụng riêng.

Mất Internet vẫn chạy
Trong khách sạn, lễ tân vẫn điều khiển phòng, nhân viên vẫn nhận việc. Có mạng lại, dữ liệu tự gửi bù.
Giấy tờ khách nằm tại khách sạn
Ảnh giấy tờ lưu mã hóa trên TingEdge đặt tại khách sạn, khách sạn giữ khóa; người không có quyền chỉ thấy dạng che.
RCU nhận diện theo địa chỉ MAC
Không phụ thuộc địa chỉ IP, đổi mạng không phải khai báo lại từng phòng.
Dùng cùng PMS đang có
Lớp miễn phí nhận check-in, check-out, đổi phòng từ PMS khách sạn đang dùng (OPERA, ezCloud...) để điều khiển phòng.

Chức năng

Mọi bộ phận làm việc trên dữ liệu từ phòng thật

Ô phòng đổi trạng thái ngay khi khách cắm thẻ, mở cửa hay bật DND. Việc phát sinh được đưa lên hàng đợi và đếm giờ cho đến khi có người xử lý.

01

Lễ tân - check-in là phòng tự chào khách

  • Check-in chỉ bắt buộc một bước là gán phòng, phần còn lại là danh sách gợi ý
  • Phòng đã gán được làm mát trước giờ khách đến theo thiết lập của khách sạn
  • Folio, thu tiền bằng VietQR, chốt két cuối ca, kiểm toán đêm
  • Lập danh sách thông báo lưu trú, xuất PDF, nhắc trước hạn
Màn Khách đến hôm nay trên TingHotel
Khách đến hôm nay - gán phòng, giấy tờ, hoàn tất check-in.

02

Lịch phòng - thuê giờ, qua đêm, theo ngày

  • Đủ các hình thức thuê phổ biến tại Việt Nam, tính tiền theo bảng giá riêng
  • Kéo thả để gán hoặc đổi phòng; đặt phòng nhiều phòng, nhiều đêm
  • Giá theo ngày, giá ngày lễ, phí nhận sớm và trả muộn theo khung giờ
Màn Lịch phòng trên TingHotel
Lịch phòng - lượt ở theo từng phòng, chờ xếp phòng, chặn bán.

03

Buồng phòng - đúng phòng, đúng lúc, có số đo

  • Lễ tân bấm "khách đang chờ" - việc dọn lên mức Gấp, phòng sẵn sàng thì lễ tân nhận thông báo
  • Phòng bật DND thì việc dọn tự đóng với lý do DND; quá 24 giờ hệ thống nhắc kiểm tra an toàn khách
  • Báo cáo thời gian dọn từng phòng, ghi rõ số đo bằng thẻ hay nhân viên tự khai
  • Trưởng ca kiểm tra thiết bị qua RCU và checklist có ảnh trước khi chuyển phòng sang sẵn sàng
Trạng thái phòng theo 4 trục trên TingHotel
Trạng thái phòng theo 4 trục - lễ tân, buồng phòng, RCU và kỹ thuật, kèm lịch sử theo phút.

04

Cảnh báo, kỹ thuật và an toàn

  • Cảnh báo dựng sẵn - SOS, cửa mở lâu, có người khi phòng trống, RCU mất kết nối, điều hòa không đạt nhiệt, độ ẩm cao
  • Mỗi cảnh báo có người nhận và hạn xử lý; chưa ai nhận thì báo lên cấp trên
  • Khách bấm SOS - màn hình người trực chuyển đỏ, chuông lặp, sau 1 phút chưa ai nhận thì báo cấp trên
Trung tâm cảnh báo trên TingHotel
Trung tâm cảnh báo - mức độ, phòng, thời gian chờ, người nhận.

05

Phát hiện sai lệch giữa lễ tân và RCU

  • Phòng đã check-out mà còn người, phòng ghi có khách mà khách đã đi - báo lễ tân ngay, không đợi kiểm toán đêm
  • Hệ thống chỉ báo, không tự sửa; mọi quyết định do người thực hiện và được ghi lại
Màn Sai lệch giữa lễ tân và RCU trên TingHotel
Sai lệch giữa lễ tân và RCU, kèm thao tác xử lý.

06

Đối soát nhà thầu dọn phòng

  • Mỗi phòng nhà thầu dọn có dấu thời gian thẻ, cửa và kết quả nghiệm thu
  • Cuối kỳ hai bên đối chiếu trên cùng một bảng, xác nhận xong thì khóa
Bảng khối lượng nhà thầu trên TingHotel
Bảng khối lượng nhà thầu - mỗi phòng có dấu thời gian thẻ, cửa và kết quả nghiệm thu.

Ứng dụng

Ứng dụng cho nhân viên và cho khách lưu trú

Buồng phòng, trưởng ca, kỹ thuật, kho, an ninh và quản lý làm việc trên cùng một ứng dụng, dùng một tay. Mỗi người chỉ thấy việc của mình, kèm trạng thái phòng lấy trực tiếp từ RCU.

  • Việc của tôi theo khung giờViệc gấp ghim trên cùng; mỗi thẻ việc hiện trạng thái RCU - khách vắng, DND, khách trong phòng.
  • Phiếu kỹ thuật tại chỗChụp ảnh trước và sau, ghi vật tư, đánh dấu ảnh hưởng bán phòng ngay tại phòng.
  • Vào ra ca bằng mã QRQuét mã đặt tại khách sạn để vào ca, ra ca; dữ liệu xuất cho phần mềm chấm công.
  • Khách tự điều khiển phòngĐèn, điều hòa, rèm; bật DND, MUR; gọi dịch vụ, gia hạn, trả phòng từ xa và thanh toán VietQR.

Ứng dụng nhân viên

Buồng phòng, kỹ thuật, kho, an ninh, nhà thầu. Trang chủ theo vai trò, thông báo đến đúng người.

Ứng dụng khách lưu trú

Quyền điều khiển tự hết khi trả phòng. Gói Đầy đủ cho phép ứng dụng mang tên, màu, logo của khách sạn.

Tích hợp sẵn: PMS đang dùng (OPERA, ezCloud...) · Booking.com, Agoda qua channel manager · VietQR

Ứng dụng cho khách lưu trú - điều khiển đèn, điều hòa, rèm
Ứng dụng khách lưu trú - điều khiển phòng, đèn từng kênh, điều hòa, rèm. Giao diện trong ảnh là mẫu minh họa.

Phần cứng

Chạy trên phần cứng điều khiển phòng của HDL

TingHotel làm việc với RCU HDL trong từng phòng qua một máy TingEdge đặt tại khách sạn. Phần cứng RCU, TingEdge và công lắp đặt báo giá riêng sau khảo sát.

TingEdge

TingEdge

Máy đặt tại khách sạn - giữ trạng thái phòng và giấy tờ khách, chạy cả khi mất Internet, cập nhật phần mềm từ xa.

RCU HDL

RCU HDL

Bộ điều khiển phòng - đèn, điều hòa, rèm, cấp điện theo thẻ, nút DND, MUR, SOS.
Bảng điều khiển trong phòng

Bảng điều khiển trong phòng

Bảng nút bấm, nhiệt độ, đầu đọc thẻ và chuông cửa của giải pháp phòng khách sạn HDL.

Bộ điều khiển phòng và thiết bị khách sạn HDL có trong catalog kỹ thuật kèm datasheet.

Khác gì so với PMS thông thường

Khác biệt nằm ở một điểm - TingHotel nối với RCU trong từng phòng. Mọi bộ phận làm việc trên dữ liệu từ phòng thật, không chỉ trên dữ liệu nhập tay.

HDL Việt Nam

TingHotel

Cách đang làm

PMS thông thường

Biết phòng đang thế nào

Thấy thẻ cắm, cửa mở, có người, DND/MUR, nhiệt độ theo thời gian thực từ RCU

Chỉ biết những gì nhân viên nhập

Phát hiện sai lệch

Tức thì - phòng đã check-out mà còn thẻ, phòng trống mà có người

Khi kiểm toán đêm hoặc khi khách phàn nàn

Thời gian dọn phòng

Đo bằng thẻ cắm vào ổ RCU, ghi rõ nguồn số liệu

Nhân viên tự khai

Phòng bật DND

RCU xác nhận, việc dọn tự đóng với lý do DND

Nhân viên gõ cửa rồi ghi tay

Đón khách

Phòng làm mát trước giờ đến, chạy ngữ cảnh chào khách khi check-in

Không liên quan

Đối soát nhà thầu dọn phòng

Bảng khối lượng có dấu thời gian thẻ, cửa, nghiệm thu

Đếm phòng theo lời khai

An toàn của khách

SOS, cửa mở lâu, phòng có khách nhưng không có hoạt động quá lâu

Không có

Giấy tờ của khách

Lưu tại máy TingEdge đặt ở khách sạn, khách sạn giữ khóa

Lưu trên cloud của nhà cung cấp

RCU là bằng chứng và gợi ý -quyết định vẫn thuộc khách sạn.

* PMS: Property Management System - phần mềm quản lý khách sạn. RCU: Room Control Unit - bộ điều khiển phòng.

Gói sản phẩm

Bắt đầu miễn phí, nâng cấp khi cần

Lớp vận hành phòng không bị khóa. Các gói PMS có giá cố định theo số phòng, không phát sinh; tích hợp có khối lượng khó xác định trước thuộc Enterprise.

Vận hành phòng

Mọi khách sạn có RCU HDL

Miễn phí

đi kèm RCU HDL

Lớp vận hành phòng

  • Sơ đồ phòng, điều khiển phòng và hàng loạt
  • Nhận check-in/out từ PMS đang dùng
  • Cảnh báo RCU - nhận, đóng, báo cấp trên
  • Nhật ký ra vào phòng, thẻ phòng
  • Ứng dụng khách (nhận diện chung)

Gói Vận hành

Khách sạn thay PMS cũ, bán trực tiếp là chính

Theo số phòng

giá cố định, không phát sinh

Thêm lớp PMS

  • Đặt phòng, thuê giờ, gán phòng, check-in/out
  • Folio, VietQR, chốt két, kiểm toán đêm
  • Thông báo lưu trú, giấy tờ khách tại TingEdge
  • Buồng phòng - giao việc, DND, nghiệm thu, khách chờ
  • Phiếu kỹ thuật, OOO/OOS, minibar, chấm công trong ứng dụng

Gói Đầy đủ

Khách sạn bán qua OTA, có đoàn, có nhà thầu, có kho

Theo số phòng

giá cố định, không phát sinh

Toàn bộ gói Vận hành, thêm

  • Kênh OTA qua channel manager
  • Đoàn, công nợ, hoa hồng, hạng giá nâng cao
  • Kỹ thuật đầy đủ - tài sản, bảo trì, lịch tuân thủ
  • Kho, đồ vải, nhà thầu và đối soát
  • Ứng dụng khách mang thương hiệu khách sạn

Enterprise

Báo giá theo dự án

chuỗi khách sạn, yêu cầu riêng

Toàn bộ gói Đầy đủ, thêm

  • Nhiều khách sạn trên một tài khoản
  • Kết nối khóa cửa, chấm công, POS theo dự án
  • API, tùy biến riêng
  • Tự dựng máy chủ

* Báo giá theo số phòng và gói. Phần cứng RCU HDL, TingEdge và công lắp đặt báo giá riêng sau khảo sát. TingHotel không làm thay phần mềm kế toán và nhân sự; hệ thống xuất dữ liệu doanh thu, chấm công, kho cho phần mềm khách sạn đang dùng.

Nhận tư vấn & báo giá

Triển khai thế nào?

  1. 01

    Khảo sát & tư vấn

    Đánh giá mặt bằng, nhu cầu và ngân sách - miễn phí.

  2. 02

    Thiết kế hệ thống

    Bản vẽ kỹ thuật, danh mục thiết bị, kịch bản điều khiển.

  3. 03

    Thi công & lập trình

    Lắp đặt, cấu hình và nghiệm thu từng kịch bản.

  4. 04

    Bàn giao & bảo hành

    Hướng dẫn sử dụng, bảo hành chính hãng tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

TingHotel là gì?
TingHotel là phần mềm vận hành khách sạn do HDL Việt Nam phát triển, kết nối trực tiếp với bộ điều khiển phòng (RCU) HDL. Phần mềm gồm hai lớp dùng chung một dữ liệu - lớp vận hành phòng miễn phí đi kèm RCU HDL, và lớp PMS (đặt phòng, lễ tân, folio, buồng phòng, kỹ thuật, kho, kênh OTA) là gói trả phí khi khách sạn cần.
Khách sạn đang dùng PMS khác, có phải thay không?
Không bắt buộc. Lớp vận hành phòng nhận check-in, check-out, đổi phòng từ PMS khách sạn đang dùng (OPERA, ezCloud...) để điều khiển phòng, và gửi trạng thái vệ sinh phòng trả về PMS đó. Khách sạn nâng lên gói PMS của TingHotel khi muốn thay PMS cũ hoặc đưa các bộ phận về một hệ thống.
TingHotel khác PMS thông thường ở điểm nào?
PMS thông thường chỉ biết những gì nhân viên nhập vào. TingHotel nối với RCU trong từng phòng nên thấy thẻ cắm, cửa mở, có người, DND/MUR và nhiệt độ theo thời gian thực; phát hiện ngay phòng đã check-out mà còn người hoặc phòng trống mà có người; đo thời gian dọn bằng thẻ cắm vào RCU.
Hệ thống có tự check-out hay tự chuyển phòng sang sạch không?
Không. RCU là bằng chứng và gợi ý, không thay người quyết định. Hệ thống báo sai lệch và gợi ý thao tác; lễ tân, trưởng ca là người xác nhận, mọi quyết định được ghi lại.
Mất Internet thì khách sạn có vận hành được không?
Được. TingEdge đặt tại khách sạn làm việc với RCU trong mạng nội bộ, nên lễ tân vẫn điều khiển phòng, nhân viên vẫn nhận việc, danh sách sơ tán vẫn xem và in được. Có mạng lại, dữ liệu tự gửi bù. Logic trong phòng như cấp điện theo thẻ, điều hòa, chào khách do RCU tự chạy.
Giấy tờ của khách được lưu ở đâu?
Ảnh giấy tờ lưu mã hóa trên máy TingEdge đặt tại khách sạn, khóa do khách sạn giữ, không đưa lên cloud của nhà cung cấp. Người không có quyền chỉ thấy giấy tờ ở dạng che; mọi lần xem đầy đủ đều được ghi vết. Khách sạn tự đặt thời hạn lưu, hết hạn thì xóa hoặc ẩn danh.
TingHotel có bán phòng qua OTA không?
Có, ở gói Đầy đủ. TingHotel kết nối Booking.com, Agoda và các kênh khác qua channel manager, đồng bộ giá và tồn phòng, cảnh báo khi kênh vượt hạn mức hoặc bán vượt tồn thực.
Giá TingHotel tính thế nào?
Lớp vận hành phòng miễn phí, đi kèm RCU HDL. Gói Vận hành và gói Đầy đủ có giá cố định theo số phòng; Enterprise báo giá theo dự án. Phần cứng RCU HDL, TingEdge và công lắp đặt báo giá riêng sau khảo sát.
TingHotel có thay phần mềm kế toán, nhân sự không?
Không. TingHotel xuất dữ liệu doanh thu, chấm công, kho cho phần mềm kế toán và nhân sự khách sạn đang dùng. Chấm công bằng mã QR trong ứng dụng dùng để điều phối ca, không dùng để tính công.
Khách có phải cài ứng dụng để điều khiển phòng không?
Khách vẫn dùng bảng điều khiển gắn tường như bình thường. Ứng dụng khách là lớp tiện ích thêm - khách quét mã QR đặt trong phòng hoặc mở đường link khách sạn gửi để điều khiển đèn, điều hòa, rèm, bật DND/MUR và gọi dịch vụ; quyền điều khiển tự hết khi trả phòng.

Xem TingHotel chạy trên sơ đồ phòng của khách sạn bạn

Kỹ sư HDL Việt Nam khảo sát hệ RCU hiện có, đề xuất gói phù hợp và báo giá theo số phòng.

Liên hệ tư vấn(+84) 961 441 678